Humami!
Guide

Checklista för onboarding: före, under och efter första dagen

Publicerad · Humami!

En bra onboarding börjar innan den nya medarbetaren kliver in genom dörren och slutar inte efter första dagen. Här är en checklista att utgå från, uppdelad efter när saker ska hända och vem som ansvarar.

Före första dagen

  • HR

    Skicka anställningsavtalet för underskrift, lägg upp personen i personalsystemet och bestäm vem som är fadder.

  • IT

    Beställ dator och telefon, skapa jobbkonto och e-post, och ge behörighet till de system som rollen behöver.

  • Chefen

    Planera första veckan, boka in möten med nyckelpersoner och skicka ett välkomstmeddelande med tid och plats för första dagen.

  • Kollegorna

    Berätta att någon ny börjar, så att de är förberedda och kan hälsa välkommen.

Första dagen

  • Ett personligt mottagande

    Chefen eller faddern tar emot och visar runt. Utrustning och inloggning ska fungera från början.

  • Det praktiska

    Nycklar, passerkort, lunch, var man hittar information och vem man frågar.

  • Introduktion till arbetet

    Vad rollen förväntas leverera, och vad som händer de närmaste veckorna.

Första veckan och första månaden

  • Utbildningar

    Obligatoriska genomgångar som IT-säkerhet, GDPR och arbetsmiljö, gärna som korta kurser med kvittens.

  • Avstämningar

    Ett kort samtal med chefen efter första veckan och efter första månaden: vad fungerar, vad saknas?

  • Gemenskap

    Bjud in till fika, evenemang och chattens kanaler så att den nya snabbt blir en del av gruppen.

  • Uppföljning av checklistan

    Gå igenom att allt är gjort, till exempel att alla behörigheter finns och att utrustningen fungerar.

Provanställningen

En provanställning får enligt lagen om anställningsskydd (LAS) vara högst sex månader. Vill arbetsgivaren att den ska upphöra i stället för att övergå i en tillsvidareanställning ska arbetstagaren underrättas senast två veckor innan provanställningen löper ut.

Lägg därför in ett utvärderingssamtal i god tid och en påminnelse till chefen före beskedsfristen. Kontrollera alltid vad ert kollektivavtal säger, eftersom det kan innehålla andra regler.

Glöm inte offboarding

Avslutet förtjänar samma omsorg: överlämning av arbetsuppgifter, återlämning av utrustning, avstängda konton och behörigheter, ett avslutningssamtal och ett tack. Den som slutar på ett bra sätt kan komma tillbaka, rekommendera er och vara en del av ert alumninätverk.

Så går det till i Humami

I Humami är checklistan en mall där varje uppgift har en ansvarig roll – HR, IT, chefen eller den nya själv – och en dag i förhållande till startdagen, till exempel dag −7, startdagen eller dag +30. När en ny person läggs till eller hämtas från personalsystemet startar ni checklistan från mallen, och den som ansvarar för en uppgift påminns när den förfaller.

Provanställningens slutdatum räknas ut, och chefen påminns 30 och 15 dagar före beskedsfristen. Kurser som IT-säkerhet och GDPR kan läggas in i checklistan, och offboarding fungerar på samma sätt fram till sista inloggningen.

Frågor och svar

Hur lång ska en onboarding vara?

Det beror på rollen, men den sträcker sig ofta över hela första månaden och fram till att provanställningen är avgjord. Det viktiga är att planen börjar före första dagen och följs upp efteråt.

Vem ansvarar för onboardingen?

Chefen har huvudansvaret, men HR, IT och en fadder har var sina uppgifter. En checklista där varje uppgift har en namngiven ansvarig och ett datum gör att inget faller mellan stolarna.

Hur länge får en provanställning vara?

Högst sex månader enligt LAS. Ska den inte övergå i en tillsvidareanställning ska arbetstagaren underrättas senast två veckor innan den löper ut. Kollektivavtal kan ha andra regler.

Vill ni se hur det fungerar?

Berätta kort om er, så visar vi Humami! och svarar på era frågor.

Kontakta oss